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La Importancia del Control de Activos Fijos y Las NIF
21 septiembre, 2015
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En la mayoría de las industrias la inversión más importante la constituyen los activos fijos, por lo tanto su adquisición debe tomar un tiempo de análisis previo para conocer la cantidad y el tiempo de su recuperación.

Las NIIF también requieren ciertas acciones de las empresas. Específicamente la NIC 16. ¿Cuánto tiempo emplea la empresa en su mantenimiento, reemplazo, control, administración e implicaciones financieras? En el pasado, el Control de los Activos Fijos se limitaba al registro de las adquisiciones de la empresa y su natural tratamiento fiscal y contable.

Hoy, la dinámica de los negocios, leyes y procedimientos han generado la necesidad de administrar de manera confiable y eficiente una de las partes más importantes del balance contable: El Activo Fijo.

Si usted está de acuerdo en el grado de importancia de los activos fijos para su empresa, mas aún ahora con la implantación de las NIIF, puede contestar rápidamente estas preguntas:

¿Cuántos Activos Fijos Tenemos?

La contabilidad de la empresa nos indica cuanto valen en su totalidad los activos fijos, pero no nos da mayor detalle sobre el activo. Para eso necesitamos los auxiliares con el detalle. El problema es saber si lo que dice el auxiliar realmente existe.

¿Realmente existen esos activos? ¿Dónde se encuentran?

Los activos de la empresa suelen tener un movimiento frecuente dentro y fuera de la misma, lo que origina la necesidad de un sistema de trazabilidad, como asignar un código único que nos ayudara a tener su historial de movimiento y ubicación exacta. Cada activo debería tener su matrícula única.

¿Sus activos fijos de manera individual tienen esa matrícula? ¿Cuál es el estado físico de nuestros bienes?

¿Se encuentran en uso o dañados? ¿Cuál es su verdadero estado actual? ¿Se encuentran respaldados con un contrato de mantenimiento o dentro de una garantía? Recuerde que podemos estar pagando impuestos por bienes que no tenemos o que no están en uso ya en la compañía. Además es necesario contar con un proceso que nos permita verificar la existencia de un bien antes de realizar compras futuras de bienes que probablemente la empresa ya no los tiene.

Toma Física o Inventarios de Activos Fijos

Como resultado de la experiencia que nuestra Firma tiene en el levantamiento de inventarios de activos fijos deseamos compartir algunos “tips” especialmente para aquellas empresas que responsablemente se están preparando para la adopción de las NIIF, Normas Internacionales de Información Financiera.

¿Por qué debería realizar un inventario de activos fijos? Muchas veces hemos escuchado decir “lo que no se mide no se puede controlar”. ¿Cómo podemos saber cuánto tenemos invertido si no tenemos la información actualizada de las existencias físicas. Muchos de nuestros clientes no sabían que el 25% de sus activos fijos ya no existían. Cuando una empresa invierte en activos fijos es para el buen uso de la entidad, pero que sucede cuando compras y desaparece el activo? ¿Cómo te das cuenta que el 25% de los activos ya no existe? La respuesta es cuando cuentas.

¿Cuándo debería realizar un inventario de activos fijos? Como política recomiendo un conteo completo cada 2 años, pero sin descuidar en el monitoreo mensual. ¡Pero qué complicado monitorear mensualmente! No es así, porque ahora la tecnología de código de barras te permite “disparar al código” y solo se verifica si existe o no existe el bien. También pueden delegar a los usuarios que actualicen la hoja de sus inventarios y la firmen como señal de responsabilidad. Acá solo tendrías que contar todo cuando esa persona se va de la organización o se cambia de departamento.

Control de Inventarios de Activos Fijos

¿Qué tipo de control debería implementar para que el inventario de activo fijo no sea tan complicado? La verdad es que un inventario de activos fijos toma su tiempo y toma más tiempo cuando la compañía no ha realizado las actividades mínimas de control como las siguientes:

  1. Entregar activos con actas de entrega-recepción y con código de barras
  2. Registrar los movimientos de activos mediante un sistema que incluya el código de barra, custodio, etc.
  3. Registrar los movimientos de los custodios.
  4. Mantener la documentación del activo de una manera centralizada ( no es conveniente solo incluir las facturas como soporte del asiento de diario).
  5. Los activos deben tener una matrícula única desde el momento que se los adquiere. Esto es como la matrícula del auto ( un solo número para toda la vida)

¿Quién debería realizar el conteo? Los conteos los debería realizar una persona independiente del custodio por razones de control interno. Sin embargo le podemos asignar al custodio que se responsabilice por los activos fijos a su cargo mediante un acta mensual o semestral y después Auditoría Interna podría realizar verificaciones. Sin embargo, como esta tarea no aporta mucho valor agregado es una política generalizada de tercerizar el conteo, por lo menos el conteo bianual. En algunos casos los conteos requieren conciliación con los registros contables y para estos casos el que cuenta también debe saber algo de controles o formación contable.

¿Qué es la pérdida desconocida en inventarios?

“La idea de compartir este artículo con ustedes es mostrar una realidad… la pérdida desconocida en inventarios. Esta es una llave abierta por la cual se van los recursos de la empresa. ¿Los robos de inventario son por parte de nuestros empleados o de los clientes?

Tipos de incidencias

Incidencias muy graves

  1. Compra familiar: El empleado deja que el cliente se lleve artículos sin cobrarlos.
  2. Robo de dinero en efectivo.
  3. Devolución ficticia o cancelación de la venta: El empleado simula una devolución de producto o cancela la venta con el fin de extraer dinero de la caja.
  4. Robo de mercancía: El empleado o el cliente sustrae artículos de la tienda.

Incidencias graves

  1. Anulación del producto por parte de un empleado no autorizado.
    Dinero fuera del cajón.
  2. Cobro erróneo: El empleado cobra mal los productos en cantidad o dinero.
  3. Procedimiento de cobro erróneo: El artículo cobrado no corresponde con el real.
  4. Caja fuerte y/o puerta de la oficina abierta sin motivo aparente.

Procedimientos erróneos

  1. Varios empleados cobran en la misma caja.
  2. Manipulación de dinero fuera del procedimiento marcado por la empresa.
  3. El cajero/a no utiliza correctamente la tecla de multiplicar.
  4. El empleado cobra con la llave o clave de acceso del encargado, sin presencia del mismo.
  5. El empleado no solicita al cliente poner todos los artículos encima de la cinta.
  6. Paso de género en carro.
  7. El empleado muestra una mala actitud con el cliente 8. Cambio de empleado en caja sin cuadrar caja.
  8. Caja registradora abierta o llave puesta en caja sin motivo aparente.
  9. El empleado acepta regalo o propina.
  10. El empleado saca dinero del bolsillo.
  11. Se permite la circulación de clientes/empleados con el portillón cerrado.
  12. El cajero/a no mira debajo de las cajas.

Mala actitud del empleado

  1. El empleado fuma, come o bebe en la tienda (salvo agua).
  2. Reunión de empleados: Abandono del puesto de trabajo asignado.
  3. El empleado come o fuma en el almacén.

Joseph Urbina

CEO at Inleggo
Ingeniero de Computación y Sistemas.