Planificación de la implementación de software
El nuevo software es un resultado emocionante del desarrollo de aplicaciones, pero la implementación de nuevo software puede presentar una serie de puntos débiles diferentes, por lo que la planificación de la implementación de software es una cosa tan importante que hacer. Cuando las organizaciones eligen usar software nuevo, el proceso de implementación nunca es tan fácil como simplemente instalar algo nuevo y eliminar el software viejo y no utilizado.
La implementación exitosa de software requiere un plan de implementación de software sólido y completo. En esta publicación, repasaremos algunos de los pasos que su organización puede tomar para garantizar que el proceso de implementación sea finalmente exitoso y algunos desafíos comunes que pueden surgir durante la implementación.
Antes de comenzar a implementar un nuevo software, debe nombrar un equipo de implementación para que se encargue de la gestión de proyectos. Estos miembros del equipo ayudarán a mantener al resto de sus empleados actualizados con el progreso, alentarán a los empleados a hacer preguntas e interactuar con el nuevo software, y ayudarán a supervisar todo el proceso de implementación.
Pasos para una implementación exitosa de software
Los pasos de implementación que estamos a punto de revisar están destinados a simplificar el proceso de implementación y aliviar los puntos débiles, pero también puede usar estas ideas para ayudarlo a elegir un nuevo sistema o software para su organización.
Si bien el concepto de implementar un nuevo software puede parecer simple en la superficie, no es tan fácil como descargar una aplicación móvil en su teléfono. Contemplar verdaderamente los siguientes pasos hará que el proceso de implementación sea lo menos doloroso posible, pero incluso las implementaciones planificadas más exhaustivamente se encuentran con puntos débiles.
Los siguientes pasos pueden ayudar a aliviar los puntos débiles comunes y reducir el estrés de la implementación de nuevo software:
- Procedimientos y procesos de examen
- Comprender su infraestructura de TI
- Revisar qué software se conservará
- Determinar roles y niveles de seguridad
- Preparar los datos
Procedimientos y procesos de revisión
Este es un gran lugar para comenzar, ya sea que esté eligiendo un nuevo software o implementando un nuevo software. Debe asegurarse de que su nuevo software esté alineado con sus procesos y procedimientos. En algunas industrias, habrá estrictos requisitos de presentación de informes que deben cumplirse para las leyes de cumplimiento, pero todas las organizaciones confían en la presentación de informes sólidos para tomar decisiones estratégicas.
En esta etapa, debe analizar sus procesos y procedimientos para asegurarse de que la alineación con su nuevo software se maneje adecuadamente durante la implementación. Un punto básico que debe considerar son los tipos de paneles que necesitará para ciertos usuarios y departamentos.
Además, es probable que haya configuraciones personalizadas que deberá configurar y el momento más fácil para hacerlo es durante la implementación. Tómese el tiempo para revisar completamente todos sus procesos y procedimientos. Todo lo que es vital debe tenerse en cuenta durante el proceso de aplicación. Cualquier cosa que encuentre que sea innecesaria se puede eliminar cuando tenga el nuevo software en su lugar.
Comprenda su infraestructura de TI
Su infraestructura tecnológica básica es algo que jugará un papel muy importante en la implementación y el rendimiento futuro de su nuevo software. Por ejemplo, supongamos que está implementando un nuevo software basado en la nube. ¿Su conexión a Internet es segura y estable?
Esto puede parecer una preocupación tonta, pero cuando se utiliza un sistema basado en la nube, su conexión a Internet es de suma importancia. Sin una conexión a Internet sólida y segura, no podrá utilizar su nuevo software.
Por otro lado, si usa un sistema local, debe asegurarse de que está creando copias de seguridad constantemente y usando otras características de redundancia para asegurarse de que no hay tiempo de inactividad en caso de una emergencia, desastre natural, etc.
Debe comprender la infraestructura tecnológica de la que formará parte su nuevo software después de la implementación. Esto facilitará el proceso de implementación y se asegurará de que esté preparado en caso de que las cosas no salgan según lo planeado.
Revisar qué software se conservará
Por lo general, cuando se implementa un nuevo software, es parte de un todo mayor. Si su organización no conserva ninguno de sus programas antiguos, este paso no es importante para usted. Sin embargo, en la mayoría de los casos, una buena cantidad de software se conservará después de la implementación.
Hay un par de consideraciones que debe tener en cuenta. En primer lugar, ¿se integrará su nuevo software con su software existente? Si su nuevo software no es capaz de integrarse o incluso comunicarse con su software existente, ¿ha planeado cómo procederán sus equipos?
Con suerte, su nuevo software se integrará con su software existente. Durante el proceso de implementación, debe planificar para que todas las integraciones con el software y los sistemas existentes también se lleven a cabo. No integrar correctamente su nuevo software solo causará puntos débiles adicionales para sus equipos cuando intenten hacer su trabajo.
Determinar roles y niveles de seguridad
El proceso de implementación es un buen momento para revisar y definir claramente el rol y el nivel de seguridad de cada usuario dentro del software de su organización. El diseño del producto de su nuevo software debe darle la capacidad de establecer diferentes roles y niveles de seguridad para cada usuario. Esto se puede aplicar de forma individual o en equipo.
Podría tener sentido para un equipo completo, como su equipo de desarrollo web, por ejemplo, tener acceso a un panel y un conjunto de archivos, pero no tener acceso a otro panel como ventas y marketing. Establecer permisos diferentes en función del rol y el equipo ayuda a mantener la seguridad de la información y el software.
En las organizaciones grandes, la revisión de roles y niveles de seguridad es un proceso que consume mucho tiempo. El proceso de implementación ofrece una buena oportunidad para realizar esta tarea. Nunca habrá un mejor momento para revisar a fondo estos datos que durante la implementación, ya que estas cosas tendrán que establecerse como parte del proceso.
Prepare sus datos
Una última cosa a tener en cuenta antes de que comience el proceso de implementación son sus datos. Imaginemos que implementar un nuevo software o un nuevo sistema es muy parecido a mudarse a una nueva casa. Cuando te mueves, organizas todas tus cosas, los utensilios de cocina van juntos, la ropa, los libros, las toallas de baño, etc. Todo está organizado de manera lógica.
Cuando te estás mudando, también encuentras cosas que ya no necesitas o quieres. ¿Qué haces con esas cosas? Los tiras a la vez. Despejar. El proceso de implementación es como un movimiento y, por lo tanto, ofrece a su organización la capacidad de garantizar que sus datos se organicen y despeguen.
Desafíos comunes de implementación
Hay una serie de cosas que podrían presentar un desafío durante la implementación. No repasaremos todos los posibles puntos débiles que puedan surgir durante la implementación, pero abordaremos algunos de los desafíos comunes que pueden surgir.
Los desafíos comunes de implementación incluyen:
- Compatibilidad de hardware.
- Capacitación de los empleados.
- Fluencia del ámbito.
Compatibilidad de hardware
Este punto de dolor puede ser especialmente difícil de tratar porque la solución requiere nuevo hardware o desarrollo de software personalizado. Muchas organizaciones comprueban para asegurarse de que el nuevo software se integrará con su software actual, pero es fácil pasar por alto su hardware.
Si el nuevo sistema que elija no es compatible con sus plataformas informáticas, es probable que le cueste mucho dinero a la organización. Aunque la compatibilidad con versiones anteriores puede ser un punto de dolor fácil de planear, también debe tener en cuenta la compatibilidad con versiones anteriores. ¿Su nuevo software será compatible con los avances futuros?
Capacitación de empleados
La capacitación adecuada de los empleados debe ser una de las mayores preocupaciones durante cualquier proceso de implementación de software. La adopción de software ya puede ser un desafío para los empleados que están establecidos en sus caminos. Convencer y educar a sus equipos de que el nuevo software que está implementando es la herramienta adecuada para el trabajo puede ser un punto de dolor.
Los empleados mal capacitados podrían frustrarse con el nuevo software y ser aún más resistentes a la implementación. Si está comenzando el proceso de implementación, asegúrese de invertir tiempo en sus empleados y asegúrese de que todos los que usarán el nuevo software entiendan por qué es una mejora.
Fluencia de alcance
Este término se refiere a los cambios, crecimiento continuo o incontrolado en el alcance de un proyecto después de que ya ha comenzado. Durante el proceso de implementación de software, la fluencia del alcance puede ocurrir con demasiada facilidad.
La razón principal por la que ocurre la fluencia del alcance es porque podemos obsesionarnos con la idea de la perfección. A medida que pasa más tiempo, se realizan nuevas solicitudes y el alcance de un proyecto se expande fuera de control, la organización pierde dinero y la implementación nunca se logra o tarda mucho más de lo que debería en lograrse.
Desde aplicaciones HiTech hasta software simple, muy rara vez es algo perfecto la primera vez, y eso está bien. La tecnología y el software son cosas impulsadas por la retroalimentación. Las debilidades y los problemas se definen por el uso, y las correcciones se hacen en consecuencia.
No se centre en la perfección al implementar un nuevo software. Asegúrese de que la implementación se realiza correctamente y, a continuación, concéntrese en resolver los problemas a medida que se presentan.
Reflexiones finales
La implementación de nuevo software es a menudo emocionante para una organización. Sin embargo, debe mantenerse enfocado para asegurarse de que el proceso de implementación se complete sin ningún problema importante. Puede ser un desafío administrar una tarea de esta magnitud por su cuenta.
Si crees que necesitas ayuda, ponte en contacto con un socio de desarrollo de aplicaciones. Pueden utilizar su experiencia en la industria y sus conocimientos técnicos para ayudarle a elegir la solución de software adecuada para su negocio y guiarle a través de todo el proceso de implementación.
